Canal Interno de Información EXAGRES S.A.

De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, cualquier persona física podrá informar a la Autoridad Independiente de Protección del informante (A.A.I.) de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 2/2023, ya sea directamente a la Autoridad, o previa comunicación a través del Canal Interno de Información.

La recepción y gestión de las informaciones se realizará conforme establezca la Autoridad Independiente de Protección al Informante, y lo regulado en el Titulo III

(arts. 16 y ss.) de la Ley 2/2023, una vez entre en funcionamiento dicho organismo público que al día de la fecha se encuentra pendiente.

EXAGRES S.A. está obligada a disponer de un sistema interno de información en los términos previstos en la Ley 2/2023 toda vez que se trata de una persona jurídica del sector privado que mantiene contratados a 50 o más trabajadores.

• Alcance

El Sistema Interno de Información aglutinará todos los distintos canales de información previamente establecidos en EXAGRES S.A. para todos sus empleados y además para todos aquellos que mantengan una relación contractual con la compañía (agentes, clientes, proveedores, etc…) y cuantos otros ciudadanos puedan tener interés a fin de informar sobre acciones u omisiones que pueda constituir infracciones de naturaleza penal o administrativa grave o muy grave.

El Canal Interno de Información se constituye como cauce preferente para informar de las acciones u omisiones previstas en el art. 2 de la ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en especial de aquellas que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, aquellas que incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones en materia de competencia, así como aquellas infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo (sin perjuicio de la protección establecida en su materia específica).

Se aplicará la protección prevista en la Ley 2/2023 a los informantes que hayan facilitado información sobre infracciones reguladas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, en un contexto laboral o profesional, y en todo caso a los empleados, los accionistas, y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas subcontratistas y proveedores de EXAGRES S.A.

Se aplicará también la protección a los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación, incluso si la relación laboral no hubiera comenzado si la información se obtuvo durante el periodo de selección.

Las medidas de protección se aplicarán también a las personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso; aquellas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias; y aquellas personas jurídicas para las que trabaje o mantenga otro tipo de relación laboral o tenga una participación significativa.

Los procedimientos y herramientas de comunicación como el buzón de comunicaciones para atender cuestiones de la Ley 19/2013 de transparencia, u

otras ajenas al ámbito material de la Ley 2/2023 formarán parte del Sistema Interno de Información, pero no se plantearán a través del Canal de información ni gozarán de las medidas de protección de la Ley 2/2023.

• Canal Interno de Información

El Órgano de Administración, es el responsable de la implantación del Sistema y del Canal Interno de Información, a tal efecto acordó su implantación el 27 de abril de 2023 y se realizó consulta previa con la representación legal de los trabajadores el 5 de septiembre de 2023. El órgano de administración tendrá la consideración de responsable del tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales.

En el acuerdo del Consejo de Administración de 27 de abril de 2023, se designó a D. Luis Mallol Gasch como Responsable del Sistema.

El canal interno de Información se gestionará mediante una herramienta informática de “línea integrada” in Cloud con alojamiento en servidores privados y doble encriptación basada en casos o comunicaciones individualizadas, y funcionamiento seguro para comunicar cualquier incidencia o información, el cual será gestionado acudiendo a un tercero externo. En nuestro caso concreto y sin perjuicio de la responsabilidad que atañe al Responsable del Sistema, se ha designado para la gestión externa al Letrado nº 1547 del Ilustre Colegio de Abogados de Castellón, D. Vicente E. Tirado Rico.

El Responsable del Canal desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Compañía.

Para la presentación de comunicaciones y la posterior gestión de la información se ha habilitado la herramienta Canal Interno de Información con las siguientes características:

• • Los alertadores pueden enviar un informe de forma segura y anónima si lo desean, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por escrito o verbalmente a través de un mensaje de voz o a través de reunión presencial

  • Soporte para archivos adjuntos de vídeo/audio/imagen/texto, incluida la eliminación automática de metadatos y protección contra malware

  • Permite la interlocución anónima entre el alertador y el gestor del caso (buzón de comunicación seguro)

  • Confirmación de un nivel de seguridad muy alto mediante pruebas de penetración externas periódicas

  • Todos los datos están altamente encriptados según la norma BSI (es decir, en tránsito y durante el almacenamiento)

  • Ajustes de seguridad configurables (política de contraseñas, ajustes de fuerza bruta, restricciones de acceso a IP, identificación de dos factores, etc.)

  • No hay rastreo de cookies ni almacenamiento de direcciones IP para garantizar el anonimato del informante

El responsable del Canal recibe y gestiona los casos entrantes de forma absolutamente segura para ambos extremos de la comunicación, y la herramienta permite la comunicación anónima y la recepción de informaciones

verbales y escritas, con plena confidencialidad de las mismas y trazabilidad para su gestión.

La herramienta garantizará que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva con el objetivo de que el primero en conocer de la posible irregularidad sea la propia EXAGRES S.A.

Se facilitará su accesibilidad, incorporando una entrada fácil en la intranet y en la página principal de la web de EXAGRES S.A.

Será lícito el acceso para facilitar informaciones por cualquier persona, en especial las referidas en el ámbito de aplicación del artículo 3 de la Ley 2/2023, autorizándose la comunicación de la información recibida a terceros exclusivamente cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procesos judiciales que en su caso procedan. La herramienta utilizada podrá habilitarse para la recepción de cualesquiera otras informaciones o comunicaciones fuera del ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, en cuyo caso éstas podrán ser redirigidas al procedimiento de ámbito laboral, contable, o de cumplimiento que –en su caso- formen parte del Sistema Interno de Información.

• Confidencialidad

El Canal Interno de Información está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, la protección de sus datos, e impide el acceso de personal no autorizado.

Con la excepción de lo previsto en el punto siguiente, las informaciones o comunicaciones podrán contener el nombre, apellidos y voluntariamente cualquier otro dato de identificación por parte del informante, así como una dirección electrónica de contacto.

Se garantizará la confidencialidad total y absoluta del Informante, de la persona sobre la que trata la información recibida, y de otras personas que pudieran estar relacionadas, así como del contenido de la información.

• Información

El Informante identificado será informado de los siguientes extremos:

• La identidad y los datos de contacto de la persona en la que hubiera delegado el Comité de del Sistema Interno de Información, que será responsable del Canal Interno de Información, y actuará además como Responsable de prevención de Riesgos Penales

• Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos.

• Los fines del tratamiento a que –en su caso- se destinaran los datos y la base jurídica del tratamiento.

• Los destinatarios de los datos. Todos los datos de la herramienta se guardarán en servidores situados dentro de la U.E. y mantendrán medidas de seguridad altas

   

  • Plazo de conservación de los datos. Los datos de quien facilite la información y de los empleados y terceros afectados por la información suministrada deberán conservarse en el Sistema Interno de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación de los hechos comunicados. El plazo máximo previsto de mantenimiento de los datos será de tres meses desde la finalización del expediente, salvo que se produzcan otras causas debidamente justificadas.

  • Existencia del derecho a solicitar el acceso a sus datos.

  • Del derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.

  • De que su identidad se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso y, en concreto, que no se divulgará a terceros, ni a la persona sobre la que se ha informado, ni a los mandos directivos del empleado.

  • Si resultase estrictamente necesario, de la necesidad de divulgar su identidad a las autoridades pertinentes implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación llevada a cabo.

  El empleado, o la entidad afectada por la Información recibida, deberá ser informada de los siguientes extremos.

  • De las personas responsables del Sistema y del Canal Interno de Información

  • De los hechos sobre los que se ha recibido información.

  • De los datos tratados.

  • De los departamentos y servicios que podrían recibir el informe dentro las entidades o sociedades del grupo, y

  • De cómo ejercer sus derechos de acceso y rectificación.

  Nunca se comunicará al empleado o entidad afectada la identidad de la persona que ha facilitado la información.

  EXCEPCION cuando exista un riesgo importante de que dicha notificación pueda poner en peligro la capacidad de la Compañía para investigar de manera eficaz la alegación o recopilar las pruebas necesarias, la notificación a la persona sobre la que se ha recibido la información, podrá retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo de esta excepción a la norma consiste en preservar las pruebas evitando su destrucción o alteración por la persona incriminada. Deberá aplicarse de manera restrictiva y deberá tener en cuenta los intereses más amplios en juego y siempre teniendo en cuenta el respeto al derecho de defensa de la persona afectada.

  Se informará a la persona que haya facilitado la información de manera precisa y concreta acerca de las decisiones que se hayan adoptado.

  Se establecerá un sistema de Registro del Canal Interno de Información con el contenido y los requisitos establecidos en el artículo 26 de la Ley 2/2023 que quedará guardado en la herramienta del Canal, manteniendo las condiciones de seguridad y confidencialidad exigidos en aquella Ley.

  Los sistemas de gestión de la información garantizarán la confidencialidad, y permitirán disponer de la trazabilidad de las acciones ejecutadas. No será posible la eliminación de ningún registro realizado, sin perjuicio de la debida cancelación de los datos de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos.

  • No represalias

  Se garantizará la ausencia de represalias de cualquier tipo por informaciones que se hayan remitido de buena fe, debiendo contar el informante con indicios razonables para sustentar la misma.

  Los individuos que pretendan comunicar en el marco del Sistema Interno de Información de irregularidades, acciones u omisiones contrarias al Código Ético, las Normas internas, o la legislación vigente, en especial en materia administrativa o penal, deberán saber: